Personalverrechner:innen Aufgaben in Österreich - Tätigkeitsfelder & Alltag

Die Aufgaben von Personalverrechner:innen sind für Unternehmen unverzichtbar. Sie sorgen dafür, dass Mitarbeiter:innen korrekt entlohnt und alle arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. In diesem Artikel erfährst du, welche konkreten Tätigkeiten Personalverrechner:innen übernehmen, warum ihre Rolle so wichtig ist und welche Fähigkeiten man dafür benötigt.

Kernaufgaben von Personalverrechner:innen

1. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die zentrale Aufgabe von Personalverrechner:innen ist die monatliche Abrechnung der Gehälter und Löhne. Dabei müssen gesetzliche Vorgaben, Kollektivverträge und individuelle Vereinbarungen berücksichtigt werden.

2. Meldungen an Behörden

Personalverrechner:innen übernehmen die Kommunikation mit Finanzamt, Sozialversicherung und Krankenkassen. Dazu gehören:

• Anmeldungen und Abmeldungen von Mitarbeiter:innen

• Übermittlung von Beiträgen und Steuern

• Meldungen bei Änderungen (z. B. Krankenstand, Karenz, Altersteilzeit)

3. Berechnung von Sonderfällen

Neben der Standardabrechnung kümmern sich Personalverrechner:innen um Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie um Sonderregelungen bei:

• Überstunden

• Krankenständen

• Mutterschutz und Karenz

• Dienstreisen und Diäten

4. Beratung von Unternehmen und Mitarbeiter:innen

Personalverrechner:innen sind Ansprechpartner:innen für arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fragen. Sie beraten:

• Unternehmen bei der richtigen Anwendung von Gesetzen und Kollektivverträgen

• Mitarbeiter:innen bei Fragen zur Gehaltsabrechnung oder zu Abzügen

5. Dokumentation und Personalverwaltung

Ein weiterer Teil der Arbeit ist die Verwaltung von Personalakten und die Pflege von HR-Systemen. Dazu gehören Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaubspläne und Vertragsänderungen.

Warum sind Personalverrechner:innen so wichtig?

Die Personalverrechnung ist nicht nur eine organisatorische Aufgabe, sondern auch ein rechtlich sensibler Bereich. Fehler können hohe Strafen für Unternehmen nach sich ziehen. Deshalb sind gut ausgebildete Personalverrechner:innen für jede Organisation ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Wichtige Fähigkeiten von Personalverrechner:innen

Personalverrechner:innen benötigen eine Mischung aus Fachwissen, Genauigkeit und Soft Skills. Die wichtigsten Kompetenzen sind:

1. Fundiertes Fachwissen
   Kenntnisse im Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Lohnsteuerrecht sind die Basis. Nur so können Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt erstellt und Behördenmeldungen fristgerecht durchgeführt werden.

2. Genauigkeit und Zahlenaffinität
   Abrechnungen erfordern Präzision. Schon kleine Fehler können finanzielle oder rechtliche Folgen haben – daher ist ein gutes Verständnis für Zahlen und sorgfältiges Arbeiten entscheidend.

3. Verantwortungsbewusstsein & Diskretion
   Personalverrechner:innen arbeiten täglich mit vertraulichen Daten wie Gehältern oder Krankmeldungen. Verschwiegenheit und Professionalität sind daher unverzichtbar.

4. Kommunikationsfähigkeit
   Neben der Arbeit mit Zahlen stehen Personalverrechner:innen auch im Austausch mit Mitarbeiter:innen, Führungskräften und Behörden. Sie müssen komplexe Sachverhalte verständlich erklären können.

5. Organisation und Zeitmanagement
   Monatliche Abrechnungen, Sonderzahlungen und Fristen erfordern eine strukturierte Arbeitsweise und gutes Zeitmanagement.

Digitale Kompetenz
Kenntnisse in gängiger Personalverrechnungssoftware (z. B. BMD, SAP, RZL) sind unerlässlich, da die Abrechnung heute fast ausschließlich digital erfolgt.

Wichtige Tools und Software für Personalverrechner:innen

1. BMD

• Eines der am häufigsten eingesetzten Systeme in Österreich

• Umfasst Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzbuchhaltung, Controlling und mehr

• Besonders stark bei Steuerberatungskanzleien und mittelständischen Unternehmen

2. RZL

• Vor allem in kleineren und mittleren Kanzleien verbreitet

• Einfach zu bedienen und stark auf österreichisches Steuer- und Arbeitsrecht zugeschnitten

3. SAP HCM / SuccessFactors

• International führende HR- und Payroll-Software

• Vor allem in größeren Unternehmen und Konzernen im Einsatz

• Bietet integrierte Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Abrechnung

4. Datev Lohn und Gehalt

• In Deutschland sehr stark genutzt, in Österreich vor allem bei Kanzleien mit internationalem Bezug

• Wichtig für Personalverrechner:innen, die grenzüberschreitend arbeiten

5. DPW (Data Processing Wien)

• Speziell auf österreichische Personalverrechnung zugeschnitten

• Wird von vielen Unternehmen als Alternative zu BMD genutzt

6. Excel & Reporting-Tools

• Auch, wenn spezialisierte Software die Abrechnung übernimmt, bleibt Excel ein wichtiges Werkzeug für Auswertungen, Sonderberechnungen und Reportings.

Fazit

Die Aufgaben von Personalverrechner:innen in Österreich sind vielseitig, anspruchsvoll und unverzichtbar für jedes Unternehmen. Sie verbinden rechtliche Sicherheit mit organisatorischer Effizienz und tragen wesentlich zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens bei.